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Au 31 août au plus tard, toutes les ASBL devront avoir complété le registre UBO. Pour nombre d’ASBL, le terme « Registre UBO » demeure mystérieux. Même aujourd’hui, de très nombreuses ASBL n'en ont jamais entendu parler. Pourtant, compléter ce registre annuellement est une obligation légale qui peut entraîner, en cas d’oubli, des sanctions. Heureusement, remplir cette obligation n'est pas bien compliqué.

Qu'est-ce que l'UBO ?

UBO est l'acronyme de "Ultimate Beneficial Owners", ou "Bénéficiaires effectifs" en français. Rien d'étonnant à ce qu'un acronyme anglais soit utilisé puisque la loi créant cette obligation, la loi du 18 septembre 2017, transpose en droit belge une directive européenne (2018/849). Cette loi prévoit, en son article 74, la création d'un registre UBO renseignant l'identité des bénéficiaires effectifs, notamment ceux des ASBL. Un bénéficiaire effectif au sein d'une ASBL, pour faire simple, c'est tout administrateur ou personne en charge de la gestion journalière.

Les modalités de fonctionnement du registre UBO sont définies par un Arrêté Royal du 30 juillet 2018.

L'article 3 de cet Arrêté Royal stipule que pour chaque bénéficiaire effectif, l'ASBL doit fournir ses nom et prénom, sa date de naissance, sa nationalité, son adresse complète de résidence, la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif, et son numéro au Registre national des personnes physiques ou tout identifiant similaire délivré par l'État de résidence ou de nationalité.

Concrètement, l'ASBL doit désigner un représentant via https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register et ensuite compléter le registre. Le SPF Finances a édité un manuel complet expliquant la marche à suivre. Nous vous invitons à vous y prendre suffisamment tôt, car le site permettant l'enregistrement n'est pas des plus simples à utiliser.

À chaque changement de bénéficiaires, vous devrez mettre à jour le Registre UBO. En cas de non-respect de vos obligations, vous pourriez vous exposer à une amende significative.

Par ailleurs, à défaut de compléter le registre UBO, votre ASBL pourrait faire l’objet d’une radiation de la BCE. Fin 2023, le SPF Finances se targuait d’avoir fait radier 21.000 sociétés ou associations en défaut d’avoir complété le registre UBO. Le SPF qualifiait ces structures radiées d’entités fantômes, ce qui est largement exagéré puisque, pour un certain nombre, il s’agissait simplement de structures ne connaissant pas leurs obligations.

Si vous veniez à être radiés, pas de panique. Compléter le registre annule la radiation.

Pour compléter ce registre, vous pouvez contacter la Cité des Associations. Nous vous aiderons à vous mettre en ordre.